Email pe domeniul firmei: de ce contează și cum se configurează
O adresă de tip [email protected] rămâne a firmei și inspiră încredere. Cum alegi adresele, ce sunt SPF, DKIM și DMARC și cum citești emailul pe telefon.
O adresă de tip [email protected] contează din două motive: îi arată clientului că scrie o firmă, nu un necunoscut, și rămâne a firmei, oricine ar veni sau ar pleca. Configurarea are trei pași: se creează adresele pe domeniu, se fac trei setări care dovedesc că mesajele vin chiar de la tine și se adaugă contul în aplicația de email de pe telefon și de pe calculator. Primii doi pași îi face cel care îți administrează domeniul, al treilea îl poți face singur.
Ce vede clientul înainte să deschidă mesajul
Înainte de subiect și de text, omul vede expeditorul. O ofertă de 12.000 de lei pentru un acoperiș, venită de pe „acoperisuri_ionut78” la un serviciu gratuit de email, pornește cu un minus. Clientul nu știe dacă adresa aceea este a firmei, a unui angajat sau a cuiva care se dă drept firmă.
Mai este un motiv, mai puțin vizibil. Adresa gratuită este a persoanei care a creat contul. Dacă omul acela pleacă, uită parola sau contul îi este blocat, firma nu are cui să ceară adresa înapoi. Adresa de pe domeniu ține de domeniu: cine deține domeniul poate oricând să schimbe parola și să dea adresa altcuiva.
Dacă nu ai încă un domeniu, de acolo se începe. Odată ce îl ai, aceeași adresă de internet servește și pentru site, și pentru email.
Adrese pe roluri, nu pe oameni
Greșeala obișnuită este să faci adrese cu prenumele angajaților și să le dai clienților. Merge bine până pleacă primul om. Atunci clienții vechi scriu în continuare pe adresa lui, iar mesajele nu le mai citește nimeni.
Mai sigur este să pornești de la ce se face în firmă:
| Adresă | Cine o citește | Ce ajunge acolo |
|---|---|---|
| contact@ | Patronul sau omul de la birou | Întrebări, cereri de ofertă, mesajele din formularul site-ului |
| programari@ | Recepția | Programări, mutări, anulări |
| facturi@ | Contabilitatea | Facturi de la furnizori, extrase, corespondența cu contabilul |
Câteva reguli care te scutesc de bătăi de cap:
- alege nume scurte, ușor de dictat la telefon, fără cifre și fără liniuțe;
- nu face mai multe adrese decât ai oameni care să le citească în fiecare zi;
- ține parolele într-un loc la care are acces și patronul, nu doar angajatul;
- o adresă cu numele tău este în regulă pentru discuțiile cu furnizorii, dar pe site și pe cartea de vizită pune adresa de rol.
Cele trei setări care te țin departe de spam
Oricine poate scrie, tehnic vorbind, orice adresă la expeditor. De aceea serviciile mari de email verifică dacă mesajul vine într-adevăr de la domeniul pe care îl poartă. Verificarea se sprijină pe trei setări, făcute o singură dată, în panoul domeniului:
- SPF este o listă: de pe ce servere are voie să plece email în numele firmei tale. Un mesaj plecat din altă parte arată suspect.
- DKIM este o semnătură pusă automat pe fiecare mesaj, un fel de ștampilă. Destinatarul poate verifica dacă ștampila este a ta și dacă mesajul nu a fost schimbat pe drum.
- DMARC este regula care leagă primele două: îi spune celui care primește ce să facă atunci când un mesaj nu trece verificările, adică să îl lase, să îl pună în spam sau să îl respingă.
Nu trebuie să știi cum se scriu. Trebuie să știi că există și să întrebi dacă sunt făcute. Fără ele, mesajele tale ajung mai ușor în spam, mai ales la adresele de Gmail, Yahoo și Outlook, iar cineva rău intenționat poate trimite mai simplu mesaje false cu numele firmei tale.
Atenție la un caz frecvent: dacă trimiți facturi dintr-un program de facturare sau mesaje dintr-o aplicație de programări, și acele servicii trimit în numele tău. Ele trebuie trecute în setări, altfel tocmai facturile ajung în spam.
Pe telefon și pe calculator, în aplicațiile pe care le ai deja
Adresa firmei nu vine cu un program nou de învățat. Se adaugă în aplicația de email pe care o folosești deja, ca un cont în plus. Pentru asta îți trebuie adresa, parola și, uneori, două nume de servere pe care ți le dă furnizorul.
Același cont poate sta în același timp pe telefon, pe calculatorul de la birou și pe laptopul de acasă. Un mesaj citit într-un loc apare citit peste tot, iar răspunsul trimis de pe telefon îl găsești și pe calculator. Dacă nu se întâmplă așa, contul a fost adăugat într-un mod mai vechi și merită refăcut.
Pune și o semnătură, aceeași la toți colegii: nume, firmă, telefon, adresa site-ului. Trei rânduri, fără poze mari, care de multe ori ajung ca atașamente.
Exemplu: firma de tâmplărie care și-a pierdut cererile de ofertă
O firmă mică de tâmplărie din Pitești avea trei oameni la birou. Ofertele plecau de pe adresa personală a colegului de la vânzări, pentru că „așa a început”. Adresa era trecută pe site, pe mașină și pe sute de oferte tipărite.
Când colegul s-a angajat în altă parte, cererile de ofertă au continuat să vină la el. Unele le-a trimis mai departe, altele nu. Firma a aflat abia după câteva săptămâni, de la un client care suna să întrebe de ce nu i-a răspuns nimeni.
Rezolvarea a fost simplă, doar că a venit târziu: adresele oferte@ și contact@ pe domeniul firmei, citite de doi oameni, plus schimbarea adresei peste tot unde apărea cea veche. De atunci, când se schimbă un om, se schimbă doar parola.
Ce verifici dacă ai deja email pe domeniu
- Trimite un mesaj de probă către o adresă de Gmail și una de Yahoo. Ajunge în căsuța principală sau în spam?
- Întreabă-l pe cel care îți administrează domeniul dacă SPF, DKIM și DMARC sunt făcute. Răspunsul este da sau nu, nu „ar trebui”.
- Verifică cine știe parolele și dacă le poți schimba fără ajutorul unui angajat.
- Trimite un mesaj prin formularul de pe site și vezi la ce adresă ajunge.
- Află cât spațiu are fiecare căsuță și ce se întâmplă când se umple. O căsuță plină respinge mesajele noi fără să te anunțe.
Cum facem noi
La EasyWebsite, emailul pe domeniul firmei este inclus în toate pachetele de găzduire, alături de site-ul pe care îl facem gratuit. Domeniul .ro se plătește separat, 59 de lei pe an, și e pe numele tău. Comparația pachetelor este pe pagina de prețuri.
Adresele le creăm noi, odată cu publicarea site-ului, și te ajutăm să le adaugi pe telefon și pe calculator. La sfârșit trimitem împreună un mesaj de probă și verificăm că formularul de contact de pe site ajunge la adresa nouă.
Întrebări frecvente
Da. Aplicațiile obișnuite de email, cum sunt Gmail, Outlook sau Mail de pe iPhone, primesc și conturi care nu sunt ale lor. Adaugi adresa firmei ca al doilea cont și vezi mesajele în aceeași aplicație, separat de cele personale.
Trei setări făcute pe domeniu. SPF spune ce servere au voie să trimită mesaje în numele firmei, DKIM pune o semnătură pe fiecare mesaj, iar DMARC spune ce se întâmplă cu mesajele care nu trec de primele două verificări. Împreună dovedesc că emailul vine chiar de la tine.
Cauzele obișnuite sunt lipsa celor trei setări de pe domeniu, un mesaj format aproape numai din poze sau linkuri și trimiterea aceluiași text către mulți oameni deodată. Începe cu setările: fără ele, restul corecturilor ajută puțin.
De obicei de una până la trei. Una generală, de tip contact, este de ajuns pentru cine lucrează singur. Când cererile se împart între oameni, merită o adresă pentru programări sau comenzi și una pentru facturi și furnizori.
Schimbi parola în ziua plecării și trimiți mesajele care mai vin pe adresa aceea către un coleg. Dacă adresa era pe un rol, de exemplu programari, nu ai nimic de anunțat clienților: o preia omul nou, cu tot istoricul.
Nu trebuie să le pierzi, dar nu se mută singure. Mesajele stau de regulă pe serverul vechi și se copiază pe cel nou sau se salvează pe calculator înainte de mutare. Cere un plan scris al mutării înainte să se schimbe ceva pe domeniu.
